Les outils pour réussir le management collaboratif dans le cadre de la gestion de projets

La gestion de projets évolue à l’heure de la pandémie avec le télétravail. Les entreprises qui appliquent le management collaboratif basculent plus rapidement dans cette nouvelle forme de travail. La rédaction propose une sélection d’outils pour une gestion de projets à l’heure du télétravail.

Par la rédaction

Les bienfaits du management collaboratif

Définition

Le management collaboratif est une forme de management basée sur des échanges transverses facilités par un rapport hiérarchique moins contraignant et une organisation nettement plus souple. Il est parfois appelé management horizontal, par opposition au management vertical.


Concrètement, cette nouvelle forme de management modifie l’organisation au sein d’une entreprise, car elle facilite l’aboutissement des projets en simplifiant les rapports entre salariés et en apportant plus de souplesse dans la gestion des projets.
Avec le management collaboratif, fini la hiérarchie verticale où les équipes fonctionnent en silo. C’est en effet, la hiérarchie horizontale qui représente la norme. Désormais, plusieurs collaborateurs issus de différentes directions peuvent travailler ensemble dans le cadre d’un projet commun. Dans ce cas de figure, le rôle des managers évolue pour passer d’un statut de dirigeant décisionnaire à un statut d’accompagnateur voire de facilitateur.
Par conséquent, l’entreprise en tire un bénéfice puisque ses équipes sont plus impliquées que dans une organisation managériale standard. Ainsi, les collaborateurs retrouvent une confiance et une motivation ce qui leur permet de mener à bien leurs projets. De plus, la hiérarchie horizontale favorise le développement d’un esprit d’équipe.

Focus : Exemple d’application du management collaboratif

Comme le démontre David Chelly dans son dernier ouvrage, Le rôle central des noms de domaines, aux éditions GECOP, l’enregistrement ou l’acquisition de nouveaux noms de domaines, au sein d’une entreprise, en vue de nouveaux projets ou produits est un processus souvent laborieux avec différentes directions devant donner leur avis : direction juridique, direction marketing, direction SI. Cette lourdeur fait perdre en agilité et rater des occasions de se positionner rapidement sur des noms de domaine intéressants. Dans une organisation horizontale, le chef de projet, sollicite uniquement un interlocuteur du service juridique pour éviter des litiges de propriété intellectuelle, puis sécurise le nom de domaine, avec validation ultérieure par les directions.

Quelques outils au service du management collaboratif


Il existe aujourd’hui plusieurs outils informatiques favorisant l’usage du management collaboratif en entreprise. En voici quelques-uns :

  • Slack : présenté comme un outil permettant de rapprocher les équipes entre elles, Slack est un logiciel de communication idéal pour le télétravail. Il représente un outil puissant de gestion de projets collaboratifs. Crée en 2014, l’outil a connu un succès phénoménal pour devenir l’un des leaders mondiaux. Son succès s’explique principalement par une excellente expérience utilisateur. En effet, l’une des principales forces relevées par les usagers est le contenu agréable de l’outil en comparaison avec une boîte mail surchargée. Entre les couleurs et les animations proposées par l’outil, Slack améliore considérablement l’expérience utilisateur. Par conséquent, il rend le travail en équipe plus efficace et plus agile grâce au chat intégré et surtout aux canaux de diffusion sur une ou plusieurs thématiques particulières. De plus, grâce à Slack, il est tout à fait possible de se connecter à d’autres services par API.
    En revanche, Slack n’est pas optimisé pour l’historique de conversation. En effet, cela représente l’un des manquements principaux de l’outil surtout dans un contexte où les projets peuvent s’étaler sur de longs mois voire années.

  • Microsoft teams : principal rival de Slack, l’outil développé par Microsoft a pour objectif de rassembler toutes les conversations au sein d’une même plateforme. Cette application de messagerie s’organise autour de groupes (ou « teams »), qui à travers des notifications peuvent communiquer, partager des informations ou encore organiser des réunions, etc. L’avantage est que Teams est intégré dans le pack Office 365 ce qui n’implique aucuns frais supplémentaires. De plus, cela vous permet d’avoir accès à votre onedrive immédiatement sans aucune action supplémentaire de votre part. Enfin, cela rassure sur la sécurité des données partagées. En effet, les données sont systématiquement chiffrées.
    Cependant, un des principaux inconvénients porte sur l’organisation de réunions avec des interlocuteurs externes à votre entreprise. Si ces derniers ne disposent pas de Microsoft teams, vous devrez alors passer par un processus assez lourd afin d’intégrer un numéro de téléphone de conférence que l’interlocuteur externe devra appeler. De plus, l’intégration d’un numéro à vos réunions génère des frais de souscription mensuels.

  • Zapier : L’outil est avant tout un automatiseur de tâches. Les volumes de données échangés étant de plus en plus importants, il est dès lors primordial de pouvoir automatiser certaines tâches. Le service web Zapier répond à ces contraintes en proposant notamment l’automatisation de la recherche d’anciens mails, de l’ajout d’un ou plusieurs évènements sur votre agenda professionnel ou bien même l’envoi d’accusés de réception via une notification. L’outil propose plus de 500 applications, toutes incluant des actions d’automatisation.
    En revanche, selon les avis utilisateur, l’outil est relativement lourd à mettre en place au démarrage, car de nombreuses étapes et tests sont requis. De plus certaines API (Facebook notamment) provoqueraient chez certains utilisateurs des déconnexions fréquentes.



Finalement, le management collaboratif ne peut être possible sans outils de communication et de partage puissants. En effet, ces outils permettent entre autres de fédérer les équipes au travers de différents moyens de communication et de partage tout en assurant au manager le rôle d’encadrant. Ces moyens allègent le rapport hiérarchique tout en préservant l’objectif initial, à savoir la réalisation des projets.